Productiviteit verhogen: Proefhoofdstuk uit “Je Diploma in 100 Pagina’s”

Het is weer een geruime tijd geleden dat ik een blog heb geschreven, maar met een goede reden; ik was aan het afstuderen!

Om het goede nieuws te vieren wilde ik met deze blog iets speciaals doen. Gratis en voor niks heb ik voor jullie het hoofdstuk “Productiviteit” in deze blog geplakt. Dit hoofdstuk bevat diverse technieken en tips om jouw productiviteit verhogen of je nu student bent of niet. Enjoy!

———————————————————–

1        Productiviteit

It is not daily increase, but daily decrease, that leads to the highest performance.
Hack away the unessentials. – Bruce Lee
 
Om te beginnen de vraag: wat is productiviteit? Als we het woord ontleden komen we al snel bij het woord product. Productiviteit is het produceren van een resultaat. Hoe productiever je bent, hoe meer je kan voortbrengen in een bepaalde hoeveelheid tijd.
 
Productiviteit betekent echter niet ergens mee bezig zijn. Studeren om het studeren bijvoorbeeld is niet productief. Studeren om kennis van een onderwerp te verkrijgen wel. Wanneer persoon A 10 uur leert voor een toets en een 8 haalt en persoon B 5 uur leert en ook een 8 haalt, dan kun je stellen dat persoon B dubbel zo productief is geweest, ervan uitgaande dat al het andere gelijk is.
 
Het erge aan uitstelgedrag is dat het een enigszins bevredigend gevoel kan geven. Je bent een paar uur aan het ‘werk’  (lees: bezig met SOG, studieontwijkend gedrag), zonder daadwerkelijk iets gedaan te hebben, maar toch heb je het idee: ‘Goed bezig geweest, nu kan ik iets anders gaan doen’.
 
Op die manier houd je jezelf voor de gek. Maar je bent niet de enige. Volgens een onderzoek van T-Mobile bij 1000 Amerikaanse bedrijven, is een kantoormedewerker gemiddeld maar 28% van de tijd dat hij of zij aanwezig is ook daadwerkelijk productief (Guzzo, Jette &, Katzell,2006). ‘Van negen tot vijf’ wordt op die manier ‘ Van negen tot elf’.Straks lees je waarom dit goed nieuws is. Eerst beschrijven we de technieken die je kunt toepassen om je veel studietijd te besparen.
 

1.1       Vilfredo Pareto en zijn planten (20/80)

Vilfredo Pareto was een 18eeuwse econoom uit Italië. In zijn essay ‘ Cours d’économie politique’ weidde hij uit over zijn bevindingen in de verdeling van rijkdom over de aarde. Zijn conclusie, die later Pareto’s wet of Pareto’s verdeling genoemd zou worden, zegt dat ongeveer twintig procent van de mensen op aarde, tachtig procent van al het geld hadden (Ferriss, 2007). Voor het gemak zal in de rest van de tekst naar dit principe verwezen worden als Pareto’s wet.
 
Pareto was erg onder de indruk van dit gegeven. De scheve verdeling zette hem aan het denken. Op een dag zat hij in zijn tuin, kijkend naar zijn plantjes. Ineens schoot hem die scheve verdeling te binnen. Door zijn intuïtie gedreven begon hij de vruchten van elk plantje te tellen en telde hij daarna het aantal plantjes dat hij had. De uitkomst: twintig procent van de plantjes bracht tachtig procent van de vruchten voort.
 
Pareto’s wet was van toepassing op de welvaartsverdeling op aarde, en op de plantjes in zijn tuin. Waar zou de verdeling nog meer op van toepassing zijn? Hij ontdekte dat de wet bijna universeel gold. Daarom herformuleerde hij zijn wet als volgt: twintig procent van de input resulteert in tachtig procent van de output (Koch, 1999). Dit is enigszins een brede formulering, maar dat is ook de bedoeling. Het is namelijk aan jou om die twintig procent aan input te identificeren en om tachtig procent aan resultaat te behalen.
Er is geen vaste regel waarmee je Pareto’s wet kunt toepassen. Het toepassen is voor iedereen verschillend. Er is gegarandeerd een manier waarop dit ook voor jou zal werken en dan zul je zien: minder is vaak meer.
————————————————————————————————————
Toepassing
Identificeer zo veel mogelijk dingen in je leven die je met Pareto’s wet eens grondig onder handen kunt nemen, zodat je meer tijd vrijmaakt, en je persoonlijke effectiviteit vergroot. Enkele suggesties:
 
-     Hoeveel tijd ben je kwijt aan studeren?
 
-     Hoe lang duurt het voordat je aan de slag gaat? (opstarttijd)
 
-     Hoeveel materiaal lees je en hoeveel daarvan blijft je bij?
 
Een aantal voorbeelden waarmee je direct kunt experimenteren:

-     Neem een doordeweekse dag, en schrijf de hele dag door op wat je aan het doen bent. Maak het heel gedetailleerd: schrijf de begin- en eindtijd op en een precieze beschrijving van de handelingen die je verricht hebt.
 
-     Analyseer aan het eind van de dag wat je nu daadwerkelijk hebt gedaan.
 
-     Ga na hoeveel uur van de dag je echt aan het werk bent geweest (A), en hoeveel uur je achter je bureau of in de boeken zat, en dacht te werken (B). Je maakt dus onderscheid tussen de tijd waarin je effectief bezig was en de tijd waarin je studieontwijkend gedrag vertoonde.
 
-     Als je dan A deelt door B krijg jij je PP ofwel je Persoonlijke Productiviteit. Wees gewaarschuwd: je PP ligt vaak lager dan je denkt.
————————————————————————————————————
 

1.2       Parkinson

Het toepassen van Pareto’s wet kan je enorm veel tijd besparen. Helaas heeft de gemiddelde mens/student vaak de gedachte: ‘O, dat doe ik binnenkort wel eens.’ Kortom: uitstelgedrag. Iedereen heeft er last van. Uitstelgedrag kan ervoor zorgen dat je in tijdnood komt: je schuift alles op tot het laatste moment, en dan heb je er niet genoeg tijd meer voor. De uitdrukking ‘Van uitstel komt afstel’ bevat absoluut een kern van waarheid, maar gelukkig valt van uitstellen ook iets te leren. Daarmee komen we bij Parkinsons wet, genoemd naar Cyril Northcote Parkinson(zie Parkinson, 1958).
 
In een humoristisch stuk in The Economist uit 1955 maakte Parkinson een klein grapje, dat uiteindelijk een kernprincipe van productiviteit werd. Hij zei (vrij vertaald):
Hoe meer tijd je voor een taak hebt, des te meer tijd die taak je zal gaan kosten.
Intuïtief weet je dit waarschijnlijk allang. Als iemand je een opdracht geeft en zegt dat het over twee uur klaar moet zijn, dan ben je geneigd te denken dat het geen grote opdracht is. Je begint er vlot aan, werkt door en binnen twee uur ben je klaar. Geeft iemand je diezelfde opdracht met de deadline over zes maanden, dan denk je waarschijnlijk dat het een enorme opdracht is en komt er eerst een paar weken uitstelgedrag aan te pas. Als je dan eindelijk begint is het al een mentaal monster geworden.
 
De essentie van Parkinsons wet is dat je voorkomt dat een opdracht een enorme berg wordt waar je tegen op gaat zien. Waarschijnlijk heb je dit principe al eens gebruikt. Heb je ooit een opdracht zo lang uitgesteld dat je alleen nog maar de laatste nacht voor de deadline de tijd had? Heb je toen (waarschijnlijk met veel cafeïne) een hele nacht doorgehaald, en het toch op het laatste moment af kunnen maken? Dat is de wet van Parkinson, ook al is die dan op de verkeerde manier gebruikt. Het is niet de bedoeling dat je in tijdnood komt, waardoor je alles moet afraffelen. Het is de bedoeling dat je strakke deadlines voor jezelf stelt, zodat je vanzelf productiever wordt. Als het goed is heb je dan nog tijd over.
 
 
—————————————————————————-
Voorbeeld
Je krijgt de opdracht om een essay te schrijven. Van mensen die eerder die opdracht gemaakt hebben hoor je dat je er toch gauw minstens zes of zeven uur aan kwijt bent. Parkinsons wet stelt dat als je dit tijd-budget blijft aanhouden, je er die tijd ook werkelijk aan kwijt zult zijn (en misschien wel meer). Je besluit dat twee uurtjes genoeg tijd is. Je begint om 12 uur met de opdracht, en om 15 uur ben je klaar. Is dit slecht omdat je jouw eigen deadline niet gehaald hebt? Nee, zeker niet: je hebt meer dan drie uur bespaard ten opzichte van je klasgenoten. Tijd genoeg om het rustig nog eens door te lezen, de puntjes op de i te zetten en een kopje koffie te pakken.
———————————————————————————————————————————-
 
Misschien is je opgevallen dat Parkinson en Pareto perfect samengaan. Je beperkt je tot de belangrijkste zaken en deze werk je zo snel mogelijk af door strenge deadlines voor jezelf te stellen. Andersom is het net zo: doordat jij strenge deadlines stelt voor jezelf (of het studeren te lang hebt uitgesteld) ben je door tijdnood gedwongen om het studeren te beperken tot de essentie.
 

1.3       Pomodoro

Om je productiviteit helemaal optimaal te maken kun je gebruikmaken van de Pomodoro-techniek (Cirillo, 2007). Deze techniek stelt dat frequente pauzes nodig zijn om je productiviteit hoog te houden. Dit is gebaseerd op het feit dat mensen maar een beperkte concentratiespanne hebben. De theoretische onderbouwing van deze beperking in je concentratie wordt verder uitgelegd in hoofdstuk 7, ‘Verwerking’.
De Pomodoro-techniek stelt dat je de af te handelen taken in periodes van 25 minuten moet indelen. Deze periodes heten Pomodoro’s. Pomodoro is het Italiaanse woord voor tomaat. Dat roept de nodige vragen op, maar de keuze voor deze naam is simpel te verklaren: de kookwekker die Francesco Cirillo, de uitvinder van deze techniek, gebruikte om zijn 25 minuten bij te houden, had de vorm van een tomaat.
Na elke Pomodoro dien je vijf minuten pauze te nemen. Hierna begin je aan een nieuwe Pomodoro. Na drie Pomodoro’s moet je een halfuur pauzeren. De activiteiten in zowel de pauzes van vijf minuten als die van een half uur moeten niets met de af te handelen taken te maken hebben. Dit geeft de hersenen genoeg tijd om alle informatie te verwerken.
De techniek is heel gemakkelijk toe te passen. Maak een Word-bestand met hierin een tabel met meerdere kolommen. In de eerste kolom zet je alle taken die je nog op je todolijst hebt staan. In de volgende kolommen zet je de taken die je in de komende drie Pomodoro’s wilt gaan afhandelen. Daarna begin je; zet je kookwekker/stopwatch/telefoon op 25 minuten. Zorg ervoor dat je zo veel mogelijk afhandelt binnen de 25 minuten. Je zult zien dat je in die tijd meer kunt doen dan je eigenlijk dacht. Door specifiek 25 minuten aan te houden stel je meteen deadlines, waardoor je (volledig volgens Parkinsons wet) efficiënter zou moeten gaan werken.
                   
Totaal af te handelen
1Pomodoro
2Pomodoro
3Pomodoro
Email afhandelen
Email afhandelen
Foto zoeken voor foto zoeken voor achtergrond website
Foto bewerken
Agenda bijwerken
Agenda bijwerken
Sociale netwerken bijwerken
Sociale netwerken bijwerken
Foto zoeken voor achtergrond website
Foto bewerken
Er is ook software die je dit werk uit handen kan nemen. Een van deze programma’s is Pomodairo. Je kunt hierin gemakkelijk opdrachten toevoegen en deze afhandelen met de geïntegreerde timer. Indien je even afdwaalt en je een belangrijke taak herinnert, kun je deze gemakkelijk toevoegen aan je takenlijst zonder veel tijd te verliezen. Veel efficiënter dan je eigen Word-bestandje.
 
Natuurlijk zijn Pareto, Parkinson en Pomodoro niet de enige manieren waarop je de productiviteit kunt verhogen. Hierna volgen vijftien praktische tips die je direct kunt toepassen.
 

1.4       Vijftien tips naar succes 

1. Doe niet alles: Als je heel veel te doen hebt, vraag je dan af wat er gebeurt als je het gewoonweg niet zou doen. Wat zijn de gevolgen? Kun je daarmee leven?
 
2. Stilte: Doe belangrijk werk in absolute stilte. Je kunt je beter concentreren en er zijn geen afleidingen. Wist je dat het, als je eenmaal bent afgeleid, wel drie kwartier kan duren voordat je er weer helemaal ‘in’ zit (Waitzkin, 2007)?
 
3. Alleen het topje: Zie je ergens enorm tegen op, en doe je het daarom niet? Vernietig dit uitstelgedrag! Spreek met jezelf af dat je eraan gaat beginnen, maar alleen voor twintig minuutjes, dan stop je. Vaak zie je dat je vanzelf door wilt gaan en niet meer zult stoppen.
 
4. Stapel: Kijk welke herhalende zaken tijd van je vergen, stapel ze en doe ze in één keer. De was of boodschappen doen vallen hieronder. E-mailen ook. Check je e-mail twee keer per dag, in plaats van de hele dag door.
 
5. Duik erin: Begin de dag met de opdracht waar je het meest tegen opziet. Heb je die af, dan valt de rest van de dag mee, en kom je in een positieve flow terecht.
 
6. Sta niet voor schut: Zeg datgene wat je wilt bereiken (een 9 halen, een boek in twee uur uitlezen, wat dan ook) tegen al je vrienden. Schep erover op. Nu moet je het wel halen, of je staat voor paal.
 
7. Werk gaat voor plezier: Maak steeds met jezelf afspraken dat je pas iets leuks gaat doen als je iets hebt afgerond. Ga pas sporten na twee uur studeren. Ga pas uit eten als je hoger dan een 8 hebt gescoord. Feestje in het weekend? Pas wanneer je al het werk van die week af hebt plus dat van maandag. Voor je het weet is het een gewoonte.
 
8. Momentum 1: Zet vandaag alles klaar, zodat je morgen meteen kunt beginnen aan je belangrijkste taak. Begin elke dag met een doel, of je bent een schip zonder roer.
 
9. Singletasking: Doe niet meer dan één taak tegelijk. Multitasking verslechtert de kwaliteit van je output enorm (Waitzkin, 2007), en de tijd die je ermee wint heb je daarna nodig om alles weer in orde te maken.
 
10. Momentum 2: Heb je erg veel te doen? Maak dan geen enorme to-do lijst, en probeer geen marathonsessies te houden. Verdeel al het werk in kleinere hapklare stukjes of to-do lijstjes. Die kun je dan lekker snel afstrepen en dat geeft vaker een gevoel van succes: zo blijf je gemotiveerd en bezig, en dat werkt veel beter dan wanneer je voortdurend tegen een berg werk op kijkt.
 
11. Dagelijkse gewoonte: Probeer een uurtje per dag te reserveren voor studie, ongeacht wat. Een uurtje per dag kan je een heel eind brengen, plus het feit dat je leert dat leren een deel van je leven is.
 
12. Multitasking: Een uitzondering op tip 9 is wanneer je ergens aan vastzit maar je er met je hoofd niet bij bent of hoeft te zijn. Saai college? Maak alvast je boodschappenlijstje. Twee uur met het openbaar vervoer naar je nieuwe liefde? Lees een studieboek.
 
13. Enter the zone: Waarschijnlijk ken je de ‘zone’. Dit is het moment waarop alles lukt, en het haast vanzelf gaat. Waarschijnlijk heb je zulke momenten wel eens gehad. Herken die momenten en probeer je bewust in die staat te brengen. Ontspan, maak je favoriete drankje, en enter the zone.
 
14. Bootcamp: Is de stof echt saai, val je bijna in slaap? Dan zit er niks anders op dan je op de grond te laten vallen, lekker te gaan liggen en je snel twintig keer op te drukken. Doe daarna twintig kniebuigingen. Breng die bloedsomloop weer op gang en pomp wat zuurstof naar je hersenen. En nu weer aan het werk.
 
15. Expertise: Probeer in alles wat je leert of doet een expert te zijn. Ga niet op de automatische piloot door de stof heen, maar probeer het te begrijpen, volledig te begrijpen en nog verder. Verwacht van jezelf uiterste expertise, en studeren wordt een stuk aangenamer.
 
 

1.5       Het laatste woord over uitstelgedrag 

Uitstelgedrag is misschien wel oorzaak nummer 1 van een lage productiviteit. Het is namelijk vaak zo dat als je eenmaal bent begonnen met studeren/werken, je toch wel enigzins productief bent. Die drempel is wat ervoor zorgt dat je productiviteit zo laag ligt. Uitstellen is ook zo ontzettend makkelijk: je gaat achter je bureau zitten, maar voordat je dat boek openslaat moet je eerst even je e-mail checken. En misschien nog even je Facebook-pagina bekijken. En voor je het weet is het 8 uur, en dan moet je even Goede Tijden kijken. Maar daarna ga je echt aan de slag. Enzovoort, enzovoort.
 
Waarom stellen we uit? De drie voornaamste oorzaken zijn:
 
1. Stress: Wanneer je gestrest bent omdat je een strakke deadline hebt, of datgene wat je moet doen erg moeilijk is, zal het aantrekkelijk zijn om er nog niet aan te beginnen. Het is vluchtgedrag, waardoor jij je tijdelijk beter voelt. Het is juist dan belangrijk om in te zien dat wanneer je nu even door de zure appel heen bijt, je er later profijt van zult hebben.
 
2. Te veel hooi op je vork: Wanneer je veel verschillende dingen op je todolijst hebt staan, kun jij je vaak hopeloos voelen. Wanneer je honderd dingen op je lijstje hebt staan, en je werkt een hele dag lang en kunt er dan toch maar vijf wegstrepen, kan dit ontzettend demotiverend werken. Hou het lijstje klein, zorg ervoor dat je elke dag een kleine overwinning kunt boeken, en je motiveert jezelf.
 
3. Luiheid. De laatste in het rijtje. Mensen zijn rare wezens. Aan de ene kant willen we een productief leven leiden en het gevoel hebben dat we iets zinvols met ons leven doen, en aan de andere kant willen we niets anders dan eten en drinken, seks en slaap. Soms wil je niets liever dan luieren, een beetje eten en tv-kijken. De oplossing? Sporten. Sta op en ga een kwartiertje joggen of doe zo veel mogelijk push-ups. Om energie te krijgen moet je vaak eerst energie gebruiken.
———————————————————————————————————————————-
Toepassing
Probeer de komende weken je studie te volgen met de principes die je in dit hoofdstuk hebt leren kennen. Gebruik Pareto’s wet om de stof tot de essentie te beperken, en gebruik Parkinsons wet om je de kern zo snel mogelijk eigen te maken. Lees indien nodig de vijftien tips nog eens door. Succes!
Toepassing 2
Wanneer twintig procent van de input in tachtig procent van de output resulteert, is het misschien handig om niet alleen je studeergedrag onder de loep te nemen. Zijn er andere zaken in je dagelijks leven die je eens onder een ‘Pareto-loep’ zou kunnen houden, en op die manier tijd besparen? Voorbeelden:
 
-     Wat is de top drie van afleidingen die je ervan weerhouden te studeren? (Facebook, MSN, Twitter, tv?)
 
-     Welke niet-studiegerelateerde zaken kosten je veel tijd? (Boodschappen doen, opruimen, slapen?)
 
Ga bij jezelf na op welke activiteiten je tijd zou kunnen besparen, en hoe je dit zou kunnen doen.
————————————————————————————————————
 
 

1.6       Samenvatting 

In dit hoofdstuk is je een aantal gereedschappen aangereikt die ervoor dienen om je studietijd te kunnen inkorten zonder dat de kwaliteit eronder hoeft te lijden.
 
-     Pareto’s wet leert je om je te beperken tot het belangrijkste en daar op topsnelheid doorheen te gaan door jezelf deadlines te stellen.
 
-     Parkinsons wet zegt dat je effectiever werkt naarmate je deadlines voor jezelf stelt.
 
-      De Pomodoro-techniek leert je om een haalbare tijdsindeling te maken, met de benodigde rust tussendoor.
 
Gebruik alle drie deze technieken om je productiviteit maximaal te verhogen.
 
Door uitstelgedrag te vertonen maak je het jezelf onnodig moeilijk. Probeer dan ook zo weinig mogelijk uit te stellen.
 
 

1.7       Meer weten?

 
Boeken
Gerald Essers, Slimmer werken met het kantoor in je tas. Complete gids voor de nomad worker
 
Pocketboekje met veel informatie hoe een reizende werknemer zijn tijd het productiefst kan gebruiken. Ook handig voor de student van nu die veel onderweg en erg mobiel is.
Stephen Covey, The 7 habits of highly effective people
 
Een bestseller op het gebied van productiviteit. Meer dan 15 miljoen keer verkocht en vertaald in 38 talen. Een echte aanrader.
 
Jason Fried en David H. Hansson, Rework
 
Een boek dat eigenlijk gericht is op de beginnende ondernemer, maar voor elke student enorm waardevol is. Een studie is namelijk al een behoorlijk onderneming, en bijna alle tips uit dit boek zijn erop van toepassing. Ook in dit boek geldt: minder is meer.
 
Timothy Ferriss, The 4-Hour Workweek
 
Misschien wel het beste boek op het gebied van persoonlijke effectiviteit. Dit boek was een grote inspiratiebron bij het schrijven van het boek dat je nu in handen hebt.
 
 

Websites

www.pomodorotechnique.com
Begeleidende website over de Pomodoro-techniek.
www.studenthacks.org
Website met verschillende tips over het verhogen van je productiviteit.
www.stevepavlina.com
Een enorm uitgebreide blog (de artikelen kunnen makkelijk dertig boeken vullen) over persoonlijke productiviteit, timemanagement en nog veel meer.
 
www.fourhourblog.com
De website van ‘lifehacker’ Tim Ferriss, auteur van het zojuist genoemde The 4-Hour Workweek.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML tags en attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>